Jak skonfigurować aplikację poczty e-mail dla adresu we własnej domenie?

Szymon Kubiszyn

27 września 2021

Jeśli masz firmowy adres e-mail we własnej domenie, z pewnością chciałbyś mieć maksymalnie uproszczony dostęp do wiadomości; najlepiej jakbyś mógł czytać je bezpośrednio w aplikacji w Twoim telefonie. Własna domena wiąże się jednak z delikatnym utrudnieniem — musisz skonfigurować systemy poczty przychodzącej i wychodzącej w aplikacji.

Brzmi strasznie? Nie musisz się niczego obawiać — tak naprawdę jest to bardzo proste i w kilku krokach możesz cieszyć się z własnej skrzynki mailowej w Twoim telefonie — dzięki temu nie przeoczysz żadnej nowej wiadomości. Jeszcze słowem wprowadzenia — adres e-mail we własnej domenie oznacza ni mniej, ni więcej tyle, że część adresu email po znaku „@” to po prostu Twoja domena, np. kontakt@kodefix.pl

Co musisz wiedzieć przed skonfigurowaniem aplikacji?

Najważniejsze to oczywiście Twój adres e-mail i hasło — bez tego ani rusz! W przypadku poczty e-mail u popularnych usługodawców (Gmail, WP, onet, etc.) to by już wystarczyło, by korzystać ze swojego maila w telefonie. Jeśli jednak konfigurujesz maila niestandardowego — musisz znać jeszcze adres serwera poczty przychodzącej i wychodzącej.

Serwer poczty wychodzącej (SMTP)

SMTP jest serwerem poczty wychodzącej. Od jego poprawnej konfiguracji zależy, czy wysyłane przez nas maile będą trafiać do wybranych przez nas odbiorców. Adres serwera poczty SMTP jest dostępny u usługodawcy, u którego zakładaliśmy swoją skrzynkę e-mail (najczęściej tego, z którego usług hostingowych korzystamy). Sam adres jednak nie wystarczy; musimy też zapamiętać port, z którego chcemy korzystać. W wypadku SMTP najczęściej możemy używać trzech portów, jednak nie należy wybrać portu losowo. Czemu? Już tłumaczę.

Porty SMTP:

25 — korzystanie z niego jest niewskazane. Większość wiodących dostawców internetowych blokuje wiadomości wysyłane z tego portu ze względu na dużą ilość spamu, która trafia na skrzynki e-mail.
587 — standardowy port SMTP, używany dla MSA
465 — port, który należy wybrać, gdy chcemy zmaksymalizować bezpieczeństwo połączenia naszego programu pocztowego z serwerem. Jest gwarantem na poufność komunikacji, gdyż jest zabezpieczony szyfrowaniem SSL, używany dla SMTPS

Osobiście rekomendowałbym wybór portu 465.

Serwer poczty przychodzącej (POP3 / IMAP)

Przy konfiguracji poczty przychodzącej musimy wybrać jeden z protokołów: POP3 lub IMAP. Czym się one różnią?

POP3 — wiadomości e-mail przechowywane są na urządzeniu. Niezalecane jest korzystanie z tego protokołu, gdy korzystamy z wielu urządzeń – maile odczytane na komputerze nie będą widoczne na telefonie, itd.; na każdym urządzeniu będzie znajdować się tylko część korespondencji.

Porty POP3:

110
995 — port obsługujący szyfrowanie SSL

IMAP — wiadomości e-mail przechowywane są na serwerze, dostęp do nich jest możliwy z każdego urządzenia. Na urządzeniu, z którego korzystamy przechowywane są jedynie nagłówki wiadomości, natomiast treść jest pobierana z serwera dopiero po otwarciu wiadomości. Pozwala na zarządzanie (kasowanie, filtrowanie, etc) wiadomości bez pobierania ich na urządzenie, dzięki czemu na każdym urządzeniu, z którego korzystamy będziemy mieć taką samą zawartość skrzynki.

Porty IMAP:

143
993 — port obsługujący szyfrowanie SSL

Według mnie najlepszym wyborem odnośnie poczty przychodzącej będzie protokół IMAP działający na porcie 993.

Jak skonfigurować pocztę e-mail na telefonie?

Wiesz już czego potrzebujesz, by skonfigurować swoją aplikację e-mail; teoria za nami. Czas przejść do rzeczy naprawdę ciekawych, czyli jak to wszystko wykorzystać w praktyce i cieszyć się w pełni skonfigurowaną pocztą na swoim telefonie.

Android (aplikacja Samsung Mail)

Niestety w systemie Android nie ma jednej wspólnej aplikacji mailowej dla wielu producentów — większość z nich udostępnia swoją własną, dlatego w tym przypadku opiszę proces dodawania konta na urządzeniach Samsunga. Ale nie martw się — w aplikacjach innych marek proces wygląda bardzo podobnie.

Otwórz aplikację “E-mail”
W zależności od tego, czy masz już skonfigurowane konto, aplikacja przywita Cię różnymi ekranami. Jeśli nie masz jeszcze konta, pola konfiguracji powinny od razu być widoczne. Jeśli masz już konto, w prawym górnym rogu ekranu wybierz trzy paski menu, następnie ikonkę “Ustawienia”, a następnie “Dodaj konto”.

iOS i iPadOS (aplikacja Mail)

Otwórz aplikację “Ustawienia” i przejdź do zakładki „Mail”.
Wybierz “Konta”, a następnie “Dodaj konto”.
Wyświetlą Ci się typy kont, które możesz utworzyć. Wybierz “inne”.
Wybierz “Dodaj konto Mail”.
Podaj imię i nazwisko, adres e-mail, hasło i opis konta.
Wybierz opcję “Dalej”.
Aplikacja Mail spróbuje znaleźć ustawienia konta e-mail i zakończyć konfigurację. Jeśli znajdzie te informacje, wybierz opcję “Gotowe”.

Jeśli nie, musisz wprowadzić je ręcznie. Wybierz “Dalej”, a następnie wykonaj poniższe czynności:

Wybierz protokół IMAP.
Wprowadź informacje dotyczące serwera poczty przychodzącej: nazwa użytkownika (adres e-mail), hasło, serwer, port (najlepiej 993) i typ zabezpieczeń.
Wprowadź informacje dotyczące serwera poczty wychodzącej: nazwa użytkownika (adres e-mail), hasło, serwer, port (najlepiej 465) i typ zabezpieczeń.
Wybierz “Dalej”, a następnie “Gotowe”.

Jak skonfigurować pocztę e-mail na komputerze?

Konfiguracja poczty e-mail na komputerze jest bardzo podobna do konfiguracji w aplikacjach na telefonie. Wystarczy, że uruchomisz klienta poczty e-mail (Poczta, Mozilla Thunderbird, etc) i wprowadzisz odpowiednie dane.

Windows (aplikacja Thunderbird)

Do obsługiwania skrzynki e-mail w systemie Windows, polecamy aplikację Thunderbird. Możesz ją pobrać tutaj.

Otwórz aplikację Thunderbird.
W górnym menu wybierz “Plik”, następnie “Utwórz”, a następnie “Nowy adres e-mail” (jeśli nie widzisz menu plik, na klawiaturze wciśnij F10).
Wybierz “Pomiń i użyj istniejącego adresu e-mail”.
Wprowadź informacje: nazwa użytkownika, adres e-mail i hasło.
Wybierz “Konfiguracja zaawansowana”.
Wprowadź adresy serwerów IMAP i SMTP oraz porty (pamiętaj, że przy wyborze portów 993 dla IMAP i 465 dla SMTP musisz wybrać szyfrowanie “SSL/TLS”).
Wybierz “Gotowe”.

macOS (aplikacja Mail)

Otwórz aplikację “Mail”.
W pasku menu wybierz “Mail”, a następnie “Preferencje…”.
Przejdź do zakładki “Konta”.
Po lewej stronie okna, na dole listy, wybierz “+”.
Wyświetlą Ci się typy kont, które możesz utworzyć. Wybierz “Inne konto pocztowe”, a następnie “Dalej”.
Podaj imię i nazwisko, adres e-mail i hasło.
Wybierz opcję “Zaloguj się”.
Aplikacja Mail spróbuje znaleźć ustawienia konta e-mail i zakończyć konfigurację. Jeśli znajdzie te informacje, wybierz “Gotowe”.

Jeśli nie, pojawią się dodatkowe pola i musisz wprowadzić dane ręcznie. Wykonaj wtedy następujące kroki.

Wybierz protokół IMAP.
Wprowadź adresy serwera poczty przychodzącej (port najlepiej 993) i wychodzącej (port najlepiej 465).
Wybierz elementy do zsynchronizowania (np. poczta, kontakty, notatki, kalendarze), a następnie wybierz “Gotowe”.

W innych programach pocztowych konfiguracja przebiega w bardzo zbliżony sposób.

Te dane wystarczą, by skonfigurować aplikację poczty na Twoim urządzeniu mobilnym lub komputerze. Mam nadzieję, że ten wpis pomógł Ci w zalogowaniu się do swojej poczty firmowej, a jeśli w trakcie jego czytania pojawiły Ci się jakiekolwiek pytania – podziel się nimi w komentarzu – postaram się pomóc!