Jak skonfigurować pocztę email?

ogólne

12 września 2018

Autor: Grzegorz Kubiszyn

Jeśli masz firmowy adres email we własnej domenie – z pewnością chciałbyś mieć maksymalnie uproszczony dostęp do maili; najlepiej jakbyś mógł je czytać bezpośrednio z aplikacji w Twoim telefonie. Własna domena wiąże się jednak z (delikatnym!) utrudnieniem – musisz skonfigurować systemy poczty przychodzącej i wychodzącej w telefonie.

Brzmi strasznie? Nie musisz się niczego obawiać – tak naprawdę jest to bardzo proste i w kilku krokach możesz cieszyć się z własnej skrzynki mailowej w Twoim telefonie – dzięki temu nie przeoczysz żadnej przychodzącej wiadomości. Jeszcze słowem wprowadzenia – adres email we własnej domenie oznacza ni mniej, ni więcej tyle, że część adresu email po znaku „@” to po prostu Twoja domena, np. kontakt@kodefix.pl

Co musisz wiedzieć, by skonfigurować aplikację email?

Najważniejsze to oczywiście Twój adres email i hasło – bez tego ani rusz! W wypadku poczty email u popularnych usługodawców (gmail, wp, onet, etc.) to by już wystarczyło, by korzystać ze swojego maila w telefonie. Jeśli jednak konfigurujesz maila niestandardowego – musisz znać jeszcze adres serwera poczty przychodzącej i wychodzącej.

Serwer poczty wychodzącej (SMTP)

SMTP jest serwerem poczty wychodzącej, od jego poprawnej konfiguracji zależy, czy wysyłane przez nas maile będą trafiać do wybranych przez nas odbiorców. Adres serwera poczty SMTP jest dostępny u usługodawcy, u którego zakładaliśmy swoją skrzynkę email (najczęściej tego, z którego usług hostingowych korzystamy). Sam adres jednak nie wystarczy – musimy też zapamiętać port, z którego chcemy korzystać. W wypadku SMTP najczęściej możemy używać trzech portów, jednakże nie należy wybrać portu losowo. Czemu? Już tłumaczę.

Porty SMTP:

  1. 25 – korzystanie z niego jest niewskazane. Większość wiodących dostawców internetowych blokuje wiadomości wysyłane z tego portu ze względu na dużą ilość spamu, która trafia na skrzynki email z tego portu.
  2. 587 – standardowy port SMTP, używany dla MSA
  3. 465 – port, który należy wybrać, gdy chcemy zmaksymalizować bezpieczeństwo połączenia naszego programu pocztowego z serwerem. Jest gwarantem na poufność komunikacji, gdyż jest zabezpieczony szyfrowaniem SSL, używany dla SMTPS

Osobiście rekomendowałbym wybór portu 465.

Serwer poczty przychodzącej (POP3 / IMAP)

Przy konfiguracji poczty przychodzącej musimy wybrać jeden z protokołow: POP3 lub IMAP. Czym one się od siebie różnią?

POP3 – wiadomości email przechowywane są na urządzeniu. Niezalecane jest korzystanie z tego protokołu, gdy korzystamy z wielu urządzeń – maile odczytane na komputerze nie będą widoczne na telefonie, itd; na każdym urządzeniu będzie po prostu znajdować się tylko część korespondencji.

Porty POP3:

  1. 110
  2. 995 – port obsługujący szyfrowanie SSL

IMAP – wiadomości email przechowywane są na serwerze, dostęp do nich jest możliwy z każdego urządzenia. Na urządzeniu, z którego korzystamy przechowywane są jedynie nagłówki wiadomości, natomiast treść jest pobierana z serwera dopiero po otwarciu wiadomości. Pozwala na zarządzanie (kasowanie, filtrowanie, etc) wiadomości bez pobierania ich na urządzenie, dzięki czemu na każdym urządzeniu, z którego korzystamy będziemy mieć taką samą zawartość skrzynki.

Porty IMAP:

  1. 143
  2. 993 – port obsługujący szyfrowanie SSL

Według mnie najlepszym wyborem odnośnie poczty przychodzącej będzie protokół IMAP działający na porcie 993.

Jak skonfigurować pocztę email na telefonie?

Wiesz już czego potrzebujesz, by skonfigurować swoją aplikację email; teoria za nami. Czas przejść do rzeczy naprawdę ciekawych, czyli jak to wszystko wykorzystać w praktyce i cieszyć się w pełni skonfigurowaną pocztą na swoim telefonie. Konfigurację przedstawię na przykładzie domyślnej poczty systemowej, jednakże w innych aplikacjach pocztowych jest to analogiczne, więc myślę, że nie powinniście mieć z tym większego problemu – jeśli jednak coś by się pojawiło – śmiało napisz  w komentarzu, a postaram się Ci pomóc!

Android

  1. Otwórz aplikację „Ustawienia” i przejdź do zakładki „Konta”.
  2. Wybierz opcję „Dodaj konto” (widoczna na samym dole ekranu)
  3. Powinny wyświetlić Ci się różne typy kont, które możesz utworzyć, wybierz „E-mail” (lub konto powiązane z inną aplikacją pocztową – jeśli z takiej korzystasz)
  4. W wyświetlonym oknie wpisz swój adres email i hasło do konta pocztowego
  5. W zależności od wersji systemu będziesz miał teraz dwie możliwości
    1. jeśli jest widoczny przycisk „Konfiguracja ręczna” – kliknij go
    2. jeśli widoczny jest jedynie przycisk „Zaloguj” – kliknij go
  6. Powinno pojawić się okno konfiguracji serwera poczty przychodzącej
    1. wybierz IMAP
    2. uzupełnij formularz następującymi danymi
      1. nazwa użytkownika (Twój adres email)
      2. hasło (Twoje hasło do maila)
      3. serwer (adres serwera IMAP)
      4. port (993)
      5. typ zabezpieczeń (SSL/TLS)
    3. przejdź dalej
  7. Jeśli podałeś prawidłowe dane, pojawi się okno konfiguracji serwera poczty wychodzącej
    1. nazwa użytkownika (Twój adres email)
    2. hasło (Twoje hasło do maila)
    3. serwer (adres serwera SMTP)
    4. port (465)
    5. typ zabezpieczeń (SSL/TLS)
    6. przejdź dalej
  8. W następnym kroku wystarczy jedynie skonfigurować ustawienia synchronizacji.
  9. Gotowe!

iOS

  1. Włącz „Ustawienia” i przejdź do zakładki „Konta i hasła”
  2. Wybierz „Dodaj konto”
  3. Wyświetlą Ci się typy kont, które możesz utworzyć. Wybierz „inne”
  4. Kliknij „Dodaj konto Mail”
  5. Wypełnij formularz
    1. nazwa (np. Twoje imię i nazwisko)
    2. email (Twój adres email)
    3. hasło (Twoje hasło do maila)
    4. opis (dowolny opis)
  6. Skonfiguruj serwer poczty przychodzącej
    1. wybierz IMAP
    2. uzupełnij formularz następującymi danymi
      1. nazwa użytkownika (Twój adres email)
      2. hasło (Twoje hasło do maila)
      3. serwer (adres serwera IMAP)
      4. port (993)
      5. typ zabezpieczeń (SSL/TLS)
  7. Skonfiguruj serwer poczty wychodzącej
    1. nazwa użytkownika (Twój adres email)
    2. hasło (Twoje hasło do maila)
    3. serwer (adres serwera SMTP)
    4. port (465)
    5. typ zabezpieczeń (SSL/TLS)
  8. Kliknij „Dalej” i gotowe!

Jak skonfigurować pocztę email na komputerze?

Konfiguracja poczty email na komputerze jest bardzo podobna do konfiguracji aplikacji mobilnych. Wystarczy, że uruchomisz klienta poczty email (Poczta, Mozilla Thunderbird, etc) i wprowadzisz odpowiednie dane.

Mozilla Thunderbird

  1. „Plik” -> „Utwórz” -> „Nowy adres email” (jeśli nie widzisz menu plik, kliknij F10)
  2. Z wyskakującego okienka wybierz „Pomiń i użyj istniejącego adresu e-mail”
  3. Wypełnij formularz
    1. nazwa (np. Twoje imię i nazwisko)
    2. email (Twój adres email)
    3. hasło (Twoje hasło do maila)
  4. Wybierz „Konfiguracja zaawansowana”
  5. Wprowadź adresy serwerów IMAP i SMTP oraz porty (pamiętaj, że przy wyborze portów 993 dla IMAP i 465 dla SMTP musisz wybrać szyfrowanie „SSL/TLS”)
  6. Kliknij „Gotowe”

W innych programach pocztowych konfiguracja przebiega w bardzo zbliżony sposób.

Poczta we własnej domenie? Ale ja jestem przyzwyczajony do gmaila!

Znam wiele osób, które już nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez dobrodziejstw oferowanych przez Google. Wygodna poczta, chmura wraz z aplikacjami biurowymi, łatwa kontrola dostępów i uprawnień do plików… Aż szkoda z tego rezygnować decydując się na pocztę we własnej domenie, prawda?

Niektórzy korzystają z „oficjalnej” poczty tylko do kontaktów z klientami, ale i tak większość działań (chmura, udostępnianie zasobów, itp) przeprowadzają na swoim koncie Google. Nie musisz jednak z tego rezygnować. Google ma przygotowaną ofertę dla firm, które chcą korzystać z Gmaila, Dysku, Kalendarza, Dokumentów, etc. GSuite (bo tak nazywa się ta usługa), nie jest co prawda rozwiązaniem darmowym, ale zawsze warto się nad takowym zastanowić. Szczegóły znajdziecie na oficjalnej stronie GSuite.

W chwili pisania wpisu GSuite w wariancie „Basic” (30GB miejsca na dane) kosztuje 4 euro (17,25 PLN) miesięcznie za użytkownika.

Podsumowanie

By skonfigurować swoją pocztę firmową musisz znać:

  1. swój adres email
  2. hasło do emaila
  3. dane serwera poczty przychodzącej (POP3 lub IMAP)
  4. dane serwera poczty przychodzącej (SMTP)

Te dane wystarczą, by skonfigurować aplikację poczty na Twoim urządzeniu mobilnym lub komputerze. Mam nadzieję, że ten wpis pomógł Ci w zalogowaniu się do swojej poczty firmowej, a jeśli w trakcie jego czytania pojawiły Ci się jakiekolwiek pytania – podziel się nimi w komentarzu – postaram się pomóc!